Uma das primeiras perguntas feitas durante a implantação ou manutenção de um Sistema de Gestão é: qual é o escopo do sistema? Apesar de parecer um conceito simples, muitas empresas ainda confundem escopo com objetivo, área de atuação ou até mesmo com o certificado em si.

Na prática, definir corretamente o escopo é um dos passos mais importantes para o sucesso de qualquer Sistema de Gestão. É ele que estabelece os limites, a abrangência e a aplicabilidade da certificação dentro da organização, servindo como referência para auditorias, planejamento, identificação de riscos, definição de processos e atendimento aos requisitos normativos.

Afinal, o que é o escopo?

De forma simples, escopo é a descrição do que está contemplado pelo Sistema de Gestão.

Ele define quais produtos, serviços, processos, unidades, atividades e locais fazem parte do sistema certificado. Em outras palavras, responde à pergunta:

"O que exatamente está sendo gerenciado e certificado por este Sistema de Gestão?"

Imagine uma empresa que possui quatro unidades industriais, mas deseja certificar apenas duas delas na ISO 9001. Nesse caso, o escopo deverá deixar claro que somente essas unidades fazem parte do Sistema de Gestão da Qualidade.

Da mesma forma, uma organização que fabrica diversos produtos pode optar por incluir apenas uma determinada linha de produção no processo de certificação, desde que essa decisão seja tecnicamente justificável e não induza clientes ou partes interessadas ao erro.

Por que o escopo é tão importante?

O escopo funciona como a fronteira oficial do Sistema de Gestão. Tudo o que estiver dentro dele deverá atender integralmente aos requisitos da norma aplicável. Tudo o que estiver fora não será objeto de auditoria de certificação.

Uma definição inadequada pode gerar diversos problemas, como:

• auditorias mais longas e complexas;
• interpretação equivocada por clientes;
• aplicação incorreta dos requisitos da norma;
• dificuldades na gestão dos processos;
• não conformidades durante auditorias externas.

Além disso, o escopo influencia diretamente o planejamento das auditorias, o tempo necessário para avaliação, o número de auditores envolvidos e até mesmo o custo da certificação.

O que as normas exigem?

As principais normas de Sistemas de Gestão exigem que a organização determine o escopo considerando diversos fatores.

Entre eles destacam-se:

• o contexto da organização;
• as necessidades e expectativas das partes interessadas;
• os produtos e serviços fornecidos;
• as atividades desenvolvidas;
• os requisitos legais e regulamentares;
• as instalações físicas envolvidas;
• as funções e responsabilidades existentes.

A intenção das normas é garantir que o Sistema de Gestão seja coerente com a realidade da empresa e que não existam exclusões indevidas capazes de comprometer sua eficácia.

O escopo precisa estar documentado?

Sim.

O escopo deve estar documentado e disponível como informação documentada. Normalmente ele aparece:

• no Manual do Sistema de Gestão (quando a organização utiliza esse documento);
• na documentação institucional;
• no site da empresa;
• e, principalmente, no certificado emitido pelo organismo certificador.

É justamente a redação presente no certificado que informa ao mercado quais atividades foram efetivamente certificadas.

Como elaborar um bom escopo?

Um bom escopo deve ser claro, objetivo e específico. Não precisa ser excessivamente longo, mas deve transmitir exatamente quais atividades fazem parte do Sistema de Gestão.

Algumas recomendações importantes são:

Evite descrições muito genéricas, como:

"Prestação de serviços em geral."

Também não utilize textos excessivamente detalhados que dificultem futuras alterações.

O ideal é encontrar um equilíbrio entre precisão e simplicidade.

Por exemplo:

"Projeto, desenvolvimento, fabricação, comercialização e assistência técnica de equipamentos para automação industrial."

Ou ainda:

"Prestação de serviços de consultoria, treinamento e auditoria em Sistemas de Gestão da Qualidade, Ambiental, Saúde e Segurança Ocupacional e Compliance."

Observe que ambos descrevem claramente o que a organização faz, sem exageros nem omissões.

O escopo pode mudar?

Sim.

Aliás, é bastante comum.

Sempre que ocorrerem mudanças significativas na organização, o escopo deve ser reavaliado.

Alguns exemplos incluem:

• abertura de novas unidades;
• encerramento de operações;
• inclusão de novos produtos;
• novos serviços;
• aquisições ou incorporações;
• alterações estratégicas do negócio.

Quando essas mudanças impactam o Sistema de Gestão, o organismo certificador deverá ser comunicado para avaliar a necessidade de atualização do certificado.

Escopo não é objetivo

Essa é uma confusão bastante frequente.

O objetivo responde à pergunta:

"O que queremos alcançar?"

Já o escopo responde:

"Onde e sobre o que o Sistema de Gestão será aplicado?"

Por exemplo:

Objetivo: aumentar a satisfação dos clientes.

Escopo: fabricação e comercialização de móveis corporativos na unidade de Joinville.

São conceitos diferentes, embora complementares.

Um escopo bem definido fortalece todo o Sistema de Gestão

A definição do escopo não deve ser tratada apenas como uma exigência documental para obtenção da certificação. Ela representa uma decisão estratégica que influencia diretamente a eficácia do Sistema de Gestão e a credibilidade da organização perante clientes, fornecedores, órgãos reguladores e demais partes interessadas.

Um escopo claro proporciona segurança durante as auditorias, evita interpretações equivocadas, facilita o gerenciamento dos processos e assegura que todos compreendam exatamente quais atividades estão contempladas pelo sistema certificado.

Antes mesmo da elaboração de procedimentos, indicadores ou planos de ação, vale a pena dedicar tempo para responder uma pergunta fundamental: o que, de fato, fará parte do seu Sistema de Gestão? A qualidade dessa resposta servirá como base para todas as etapas seguintes da implantação, manutenção e melhoria contínua do sistema.

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